(Troisdorf, 21.07.2011) Die Tage der Papier-Rechnungen zwischen der BwFuhr-parkService GmbH und der Bundeswehr sind gezählt: Nach erfolgreicher Be-endigung des fünfmonatigen Pilotprojektes „webbasiertes Abrechnungspor-tal” (W@POR) hat das Bundesverteidigungsministerium die Einführung entschieden.
Das Pilotprojekt W@POR wurde gemeinsam von Bundeswehr, der Gesellschaft für Entwicklung, Beschaffung und Betrieb mbH (g.e.b.b.) und der BwFuhrparkService GmbH durchgeführt. W@POR ist eine pragmatische Arbeitshilfe „aus der Praxis für die Praxis”, mit der die Bearbeitung von Rechnungen erheblich erleichtert und ent-bürokratisiert wird. In einer sich ändernden Bundeswehr wird damit ein Stück zur Verwaltungsmodernisierung beigetragen.
Rechnungen und Belege per Klick
Mit Hilfe von W@POR können die bestellberechtigten Dienststellen der Bundeswehr über ihren Intranetrechner direkt auf das SAP-System der BwFuhrparkService GmbH zugreifen und neben Rechnungen auch andere zahlungsbegründende Unter-lagen wie z.B. unterschriebene Rückgabeprotokolle mit wenigen Klicks auf den Bild-schirm holen. Der bisherige Versand-, Sortier- und Rechercheaufwand entfällt. Die Rechnungsprüfung wird schneller, komfortabler und sicherer.
Elektronische Archivierung
Neben der elektronischen Zusendung von Rechnungen und Belegen ist die sichere Archivierung ein zentraler Punkt von W@POR. Die Bundeswehr unterliegt strengen Aufbewahrungsbestimmungen, die nur unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen eine elektronische Archivierung erlauben. Ohne die elektronische Archivierung müssten die Dienststellen die Online-Rechnungen jedoch wieder ausdrucken – was in der Praxis kaum umzusetzen wäre. Mit W@POR wurde eine technische Lösung realisiert, welche die vollständige elektronische Archivierung im revisionssicheren SAP-Archiv möglich macht. Ausdrucken ist nicht mehr erforderlich.
Im Kundendialog weiterentwickeln
Um einen sicheren Übergang zur elektronischen Abrechnung zu gewährleisten erfolgt der Zugriff auf W@POR zunächst testweise, während die Original-Rechnungen zusätzlich per Post zugestellt und in Papierform archiviert werden. Nach einer ministeriellen Stufenentscheidung und der notwendigen Vertragsanpassung kann dann endgültig auf die Papier-Rechnungen verzichtet werden.
Für den weiteren Weg von W@POR ist ein enger Kunden-Dialog unverzichtbar. Deshalb fand im Juli eine zentrale Arbeitstagung der bestellberechtigten Dienststellen statt. Hier konnten sich 270 Teilnehmer einen intensiven Eindruck von W@POR machen.
Ein enger Kundendialog wird auch für eine Ausgestaltung weiterer webbasierter Services ein entscheidender Erfolgsfaktor sein.