Von Alexander Gruß, Head of Consulting, Center of Excellence Consulting, BWI GmbH
Beim Begriff Militärausgaben denken viele vor allem an Waffensysteme, Munition oder Ausrüstung für den Einsatz und sicher nicht an das Thema Datenschutz. Dabei ist datenschutzkonformer Umgang mit personenbezogenen Daten auf mehreren Ebenen essenziell für die Bundeswehr und wird daher jetzt im Auftrag des BAAINBw I3.4 HERKULES-Folgeprojekt mit einem Millionenprojekt von der BWI umgesetzt. Als Folge der Digitalisierung spielen Daten eine immer größere Rolle. So sehr diese aber auch dabei helfen, schneller und effizienter zu werden, so sehr bringen sie auch neue Risiken mit sich, wenn sie in die falschen Hände geraten. Dies gilt insbesondere für die kritische Infrastruktur in Deutschland, zu der auch die Bundeswehr gehört. Man stelle sich nur vor, personenbezogene Daten eines Spezialkommandos würden öffentlich oder geheime Details einer Operation geraten in die falschen Hände. Um solche Horrorszenarien nie Realität werden zu lassen, wurde das Projekt „DSGVO@Bw“ 2021 gestartet, für das insgesamt eine Summe von knapp 15 Millionen Euro bereitgestellt wird.
Ansprüche, Analyse und Herausforderung Die Etablierung datenschutzkonformer Regeln im Umgang mit personenbezogenen Daten sind bei der Bundeswehr enorm komplex und aufwendig – gerade auch weil hier besonders hohe Ansprüche an den Schutzbedarf bestehen. Diese Ansprüche auf die gesamte Organisation mit knapp 260.000 Angehörigen der Bundeswehr sowie zahlreichen externen Dienstleistern und weiteren personellen Verknüpfungspunkten zu übertragen, ist ein echtes Mammutvorhaben. Neben personenbezogenen Daten für Mitarbeitende sind auch IT-Systeme, Zugangsberechtigungen und Verträge, insbesondere Auftragsverarbeitungs-Verträge zu berücksichtigen. Mit diesen Rahmenbedingungen startete die BWI 2021 in das Projekt „DSGVO@Bw“, um eine gute und belastbare Lösung für das komplexe Thema DSGVO-konformer Umgang mit Daten für die Bundeswehr zu realisieren.
Vom Startschuss bis heute Zunächst erfolgte nach dem Projektstart eine initiale Planungsphase, die wir schneller als veranschlagt abschließen konnten. In einer anschließenden mehrmonatigen Analyse haben wir unter anderem bestehende Datenverarbeitungssysteme und Auftragsverarbeitungs- Verträge sorgfältig geprüft und mögliche Risiken abgewogen – etwa Reputationsschäden durch potenzielle Datenschutzverstöße. Denn neben möglichen Folgen einer datenschutzwidrigen Verarbeitung wie Beeinträchtigungen der informationellen Selbstbestimmung bis hin zu persönlichen Beeinträchtigungen und einer konkreten Gefahr für Leib und Leben der Kameradinnen und Kameraden kämen auch Schadenersatzansprüche der Betroffenen infrage. Aufbauend auf den Analyseergebnissen arbeitet das Projektteam „DSGVO@Bw“ nun seit August 2023 an der „Bereinigung der Vergangenheit“. Verträge werden inhaltlich angepasst oder neu erstellt und alles dokumentiert, so wird die Rechenschaftspflicht der Bundeswehr gewahrt. Die durch das Projekt angestoßene „Datenschutz-Reform“ bei der Bundeswehr hat auch die künftige Qualitätssicherung mitgedacht: Der neue Arbeitsalltag verfolgt zum Beispiel das Prinzip „Privacy by Design“, also die durchweg datenschutzkonform konzipierte Erstellung und Verwaltung sämtlicher Papiere. Im weiteren Verlauf der Umsetzungsphase, für die allein ein Auftragsvolumen von rund elf Millionen Euro angesetzt ist, werden wir zusammen mit der Bundeswehr die notwendige Datenschutzdokumentation erstellen und gemeinsam zweckgebundene Verträge zur Auftragsverarbeitung abschließen.
Das Projekt „DSGVO@Bw“ ist bist 2025 angesetzt und wir sind angesichts der engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen Bundeswehr und BWI sehr zuversichtlich, im geplanten Rahmen alle Arbeiten abschließen zu können.
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